logo CM

Здравствуйте и добро пожаловать!

Это официальный блог CompanyMedia, платформы для корпоративного управления документами, временем, задачами и личной продуктивностью.
Платформа создана компанией "ИнтерТраст", одним из признанных лидеров рынка систем электронного документооборота (СЭД).
Здесь будут новости нашей компании, рынка СЭД и ЕМС в целом.
Но поскольку программа CompanyMedia по своим функциям уже вышла за рамки традиционных систем документооборота, мы планируем писать и на более широкие темы - о личной эффективности и способах ее достижения, о секретах бизнес-гуру ... да просто обо всем, чот покажется нам интересным. Заходите к нам почаще, предлагайте темы для обсуждения - мы всегда рады общению!
Ваша,
CompanyMedia.
http://www.intertrust.ru/
logo CM

Люди=контент?

Люди – не винтики? Это, конечно, так. Но порой рассматривать живых сотрудников как неодушевленный «контент» бывает полезно в профессиональных целях… об этом - во многом спорная, но любопытная заметка Д.Энтиона (American Nuclear Insurers). А что думаете вы?

Когда люди становятся контентом
By Daniel Antion, Vice President Information Services at American Nuclear Insurers

Один из наших последних проектов включает в себя достаточно сложный список контактов, и он иллюстрирует способ, каким образом люди могут быть описаны как метаданные, обработаны в качестве рабочих процессов, и рассмотрены как элементы отчетов. С одной стороны, немного неприятно осознавать, что с чьей-то точки зрения вы просто неструктурированная информация. С другой стороны, когда перестаёшь думать о людях как о чем-то особенном, легче принимать правильные решения.
Один из недостатков блога о работе на профессиональном ресурсе – то, что читатели могут быстро раскусить, о ком вы пишете. Чтобы избежать этого, я собираюсь говорить гипотетически, взяв в качестве примера, скажем, футбольную команду. Начнем с неоспоримого утверждения, что футбольная команда – это тоже организация. Если мы сконцентрируемся на определении понятия команды в узком смысле (те, кто получает Super Bowl), то мы увидим, что организационно команда состоит из:
· Действующих игроков
· Тренерского штаба
· Фронт-офиса и владельцев
· И, в зависимости от обеспеченности владельцев, список может включать чирлидеров, скамейку запасных и врачей с массажистами.
На самом деле, список может быть и более широким. Но в таком виде, как сейчас, он наиболее подходит для иллюстрации наших идей.

Кто в ответе

Когда вы смотрите на организацию, часто нужно знать, кто отвечает за процесс. Но часто понять, кто за что именно отвечает в организации, бывает довольно сложно. У нас есть тренер, но он может быть и главным тренером, и тренером защитников. Один или несколько игроков могут быть капитанами команды – и от этого зависит, включать ли их в списки адресов для пересылки определенных писем или при сборе собрания. Случается так, что люди являются членами основного состава в день игры и участниками скамейки запасных в межсезонье. Если мы хотим, чтобы запись полно и адекватно отражала тот контакт, о ком она сделана, мы должны иметь возможность тегировать эту запись любой из соответствующих ролей (метаданных) или включать их в любой из нужных списков.

Дубликаты уникальны

Не правда ли? Команда может иметь ресивера, который также входит в список тех, кто отбивает мяч (кикофф). Или, например, обычное дело, если тренер несет основную ответственность за оборону, но также тренирует отдельные группы игроков. Мы часто попадаем в ловушки из-за того, что человек существо гибкое, меняется и адаптируется, а мы при этом вынуждены включать его в те или иные списки, сводки и отчеты. Насколько же проще, когда «контент» неодушевлен. Но люди меняются, так же как и их роли в компании (команде). И наши системы должны работать независимо от того, кто занимает ту или иную вакансию.

Забудь, кто они

Хотя маловероятно, что чирлидерша со временем превратится в игрока основного состава, зато более чем вероятно, что, например, игрок основного состава со временем переместится в список травмированных или на скамейку запасных. Если бы мы перестали фокусироваться на людях, мы бы увидели эти перемещения как равноценные активности и увеличили бы свои возможности управлять процессами.

Метаданные против списков

Если у нас есть контакты всей организации в целом, сравнительно легко добавить /удалить людей из списков. Но при управлении организацией мы не можем рассчитывать только на списки. Например, игроки из списка травмированных не могут быть отнесены ни к одной из команд во время игры. Значит, эти игроки не должны появляться в поле выбора для любого из этих списков. И, возможно, рабочий алгоритм должен удалять игрока из некоторых списков в случае его травмы. Это действительно имеет смысл, если не допустить, что «ну, все ведь и так знают, кто травмирован».
Контакты – это контент, а не люди. Ваши решения будут эффективнее, если вы привыкнете к этой мысли.

http://www.aiim.org/community/blogs/expert/When-People-Become-Content
logo CM

Dark data: как неструктурированные данные преобразовать в бизнес-ценности. Начало.

О важности управления информацией
Используя мощные современные технологии и способы защиты,  администраторы, управляющие информацией в организации (менеджеры по управлению информацией) могут эффективно искать, понимать и управлять огромными объемами неизвестных, неструктурированных данных, которые хранятся в их организации. Это снижает расходы на хранение, электронное обнаружение (eDiscovery) и анализ данных, исправляет недостатки делопроизводства, снижает риски компании и открывает новые источники бизнес-ценностей.

Предисловие

dark data2
Переход за последние два десятилетия с бумажного на электронный контент, от писем бумажных к письмам электронным, во многих организациях привел к снижению качества обращения с документами (их получения, хранения, своевременного удаления). Попытки перевести шаблоны бумажного документооборота в электронную среду провалились, потому что они исходили из того, что классификацией и систематизированным хранением документов будут заниматься сами их создатели - а люди попросту этого не делали.

Примерно 80% данных, хранящихся в организации, неструктурированы – это электронная почта, социальные медиа, сообщения в инстант-мессенджерах, изображения, аудио, видео и т.п. Количество подобной информации растет быстрее, чем способность ей управлять (организовывать). Как результат, организация не знает точно, сколько именно у нее такой информации, где она находится, какие тайны и риски она содержит… вот уж действительно, темные данные (dark data). Эта проблема сегодня затрагивает большинство организаций. Но как бы то ни было, мало кто предпринимает усилия, чтобы решить ее до того момента, пока не сталкивается с крупными неприятностями: такими как судебное разбирательство, или регламентационного постановления. И тогда вдруг  обнаруживается, что компания не в состоянии реагировать на информационные запросы быстро, точно и экономически эффективно…

Решение этой ситуации требует изменения подхода к управлению данными. Организации должны понимать, что они не могут рассчитывать на создателей контента или документоведов, чтобы классифицировать всю имеющуюся информацию.
Необходимо использовать передовые технологии, инструменты и процессы, помогающие администратору информационных потоков последовательно и регулярно находить и организовывать все неструктурированные данные.

Реализация этого подхода состоит из четырех этапов:
Collapse )
logo CM

любопытная новость - правительство РФ включило в состав МЭДО государственные небюджетные фонды

МОСКВА, 10 апр — Digit.ru. Правительство РФ включило в состав участников межведомственного электронного документооборота государственные внебюджетные фонды. Об этом говорится в постановлении правительства от 6 апреля 2013 года № 305.

Ранее участниками системы межведомственного электронного документооборота (СМЭД) были определены лишь федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации и иные государственные органы, включая региональные.

МЭДО e-gov
Расширение участников СМЭД предпринято в связи с тем, что органам государственной власти необходимо обмениваться сведениями с государственными внебюджетными фондами для реализации конституционных прав граждан на социальное обеспечение и охрану здоровья, говорится в постановлении правительства.

Сейчас в стране действуют более 30 внебюджетных фондов. Они образуются за счет средств, не включенных в состав госбюджета, как правило, за счет обязательных отчислений предприятий и организаций. Крупнейшие внебюджетные фонды — Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования. К системе межведомственного электронного документооборота, поданным Минкомсвязи, по состоянию на декабрь 2012 года были подключены 60% федеральных органов исполнительной власти, а также многие органы власти в регионах.

Источник: РИА Новости (http://digit.ru/state/20130410/400521806.html#ixzz2QEmRzVa4)

logo CM

Работа с клиентами - как все успеть?

Качество работы с заказчиками чрезвычайно важно для любой организации – от него напрямую зависит, обратятся ли они к вам еще раз.  Значит, необходимо иметь возможность быстро и правильно давать ответ на клиентские запросы, оперативно готовить нужные документы и т.п.
Но любой менеджер по работе с клиентами скажет, что главная проблема в том, что клиент у него не один, и каждый отнимает много времени. Кроме того, каждый отдельный проект может включать в себя целый комплекс подпроектов и все работы по ним должны планироваться, контролироваться и строго выполняться. Как качественно и в срок справиться с этим снежным комом?
как все успеть

Для этого и нужна система электронного документооборота.
Прежде всего, в СЭД можно вести список контактов/контрагентов со всей информацией по ним: адрес, телефон/факс, e-mail, реквизиты и всевозможные примечания. Этот список может быть отсортирован так, как нужно в данный момент: по менеджеру, по клиенту, по виду работ и пр.
Далее, и это, пожалуй, самое главное (ведь мы говорим об электронном документообороте), в системе хранится весь объем документов, по каждому клиенту – начиная с первого контакта и заканчивая отчетом о проделанных работах. Все это доступно в любой момент, любой документ может быть легко найден и поднят по запросу.
Точно так же в среде СЭД легко и удобно фиксируются все планируемые активности (встречи, переговоры, заседания, электронные рассылки и пр.), настраиваются напоминания и рассылки о мероприятиях и задачах и т.п. вдобавок, СЭД обеспечивает возможность коллективной работы над документами или любой другой задачей – менеджер может привлекать к взаимодействию своих коллег.
Иначе говоря. СЭД сегодня – это продвинутый вариант личного помощника-планировщика, этакий универсальный тайм-менеджер: оперативный и простой доступ к информации, удобное взаимодействие с коллегами, планирование и контроль любых задач – как личных, так и поставленных руководством.
(по материалам сайта компании «ИнтерТраст»: http://www.intertrust.ru/)

 
logo CM

Приглашаем 26 марта на бесплатный онлайн-семинар по работе с договорами в СЭД!

Приглашаем 25 марта на бесплатный онлайн-семинар по работе с договорами в СЭД!
Для участия нужно до 18.00 25 марта направить заявку (ФИО, название компании, должность, контактный телефон) на электронный адрес web@intertrust.ru
все подробности - здесь.
logo CM

ИТ-решения как стимулятор роста для СБМ?

Мнения экспертов о значении современных ИТ-решений для среднего и малого бизнеса. Какие именно ИТ-нововведения нужны СМБ и как правильно их внедрять?  
http://www.intertrust.ru/press_center/articles/view/1283-stimulyator-rosta.htm

стимулирование бизнеса

Андрей Кучеров (руководитель отдела регионального развития компании «ИнтерТраст») советует прежде всего тщательно выбирать поставщиков ПО и услуг, обращая внимание на опыт компании, количество успешно реализованных проектов, команду специалистов (в том числе наличие необходимых сертификатов, подтверждающих их профессиональный уровень), функциональные возможности ПО и их соответствие как текущим, так и будущим ожиданиям клиента (а для этого ПО должно быть гибким, масштабируемым и адаптируемым).
Кроме того, по мнению Андрея, «небольшие компании не могут позволить себе такую роскошь, как «долгоиграющие проекты»: реальные выгоды от развития ИТ должны ощущаться сразу, а срок возврата инвестиций не должен превышать двух лет».
logo CM

"ИнтерТраст" на конференции по СЭД: как это было

Любопытно, что мы оказались на мероприятии единственными, кто представил на общий суд реальное решение. Все желающие смогли увидеть и протестировать на стенде
компании инновационную платформу CompanyMedia 4, а наши заказчики из государственных и банковских структур в своих докладах поделились опытом практического внедрения платформы.
Подробный рассказ и больше фото:

http://bit.ly/Z1G8dj

103 CNews 21.02.2013
logo CM

(no subject)

Кто угадает автора цитаты, не заглядывая в гугл?

"C ЧЕМ У МЕНЯ НЕТ ПРОБЛЕМ? С количеством проблем. Но я способен решать свои проблемы, и это неиссякаемый ресурс для моего развития."


проблемы