April 19th, 2013

logo CM

Dark data: как неструктурированные данные преобразовать в бизнес-ценности. Начало.

О важности управления информацией
Используя мощные современные технологии и способы защиты,  администраторы, управляющие информацией в организации (менеджеры по управлению информацией) могут эффективно искать, понимать и управлять огромными объемами неизвестных, неструктурированных данных, которые хранятся в их организации. Это снижает расходы на хранение, электронное обнаружение (eDiscovery) и анализ данных, исправляет недостатки делопроизводства, снижает риски компании и открывает новые источники бизнес-ценностей.

Предисловие

dark data2
Переход за последние два десятилетия с бумажного на электронный контент, от писем бумажных к письмам электронным, во многих организациях привел к снижению качества обращения с документами (их получения, хранения, своевременного удаления). Попытки перевести шаблоны бумажного документооборота в электронную среду провалились, потому что они исходили из того, что классификацией и систематизированным хранением документов будут заниматься сами их создатели - а люди попросту этого не делали.

Примерно 80% данных, хранящихся в организации, неструктурированы – это электронная почта, социальные медиа, сообщения в инстант-мессенджерах, изображения, аудио, видео и т.п. Количество подобной информации растет быстрее, чем способность ей управлять (организовывать). Как результат, организация не знает точно, сколько именно у нее такой информации, где она находится, какие тайны и риски она содержит… вот уж действительно, темные данные (dark data). Эта проблема сегодня затрагивает большинство организаций. Но как бы то ни было, мало кто предпринимает усилия, чтобы решить ее до того момента, пока не сталкивается с крупными неприятностями: такими как судебное разбирательство, или регламентационного постановления. И тогда вдруг  обнаруживается, что компания не в состоянии реагировать на информационные запросы быстро, точно и экономически эффективно…

Решение этой ситуации требует изменения подхода к управлению данными. Организации должны понимать, что они не могут рассчитывать на создателей контента или документоведов, чтобы классифицировать всю имеющуюся информацию.
Необходимо использовать передовые технологии, инструменты и процессы, помогающие администратору информационных потоков последовательно и регулярно находить и организовывать все неструктурированные данные.

Реализация этого подхода состоит из четырех этапов:
Collapse )